Об утверждении примерного положения об архиве организации

11 апреля 2018 г. № 42

Об утверждении примерного положения об архиве организации

Зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г.
Регистрационный № 51895

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от
22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004,
№ 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008,
№ 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7,
ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10,
ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19),
подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве,
утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня
2016 г. № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034),
п р и к а з ы в а ю:
Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве
организации.

_____________

Примерное положение об архиве организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее -
Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8
пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного
Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293
"Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
2. Примерное положение распространяется на архивы организаций,
выступающих источниками комплектования государственных,
муниципальных архивов (далее - Архив организации).
3. Архив организации создается на правах структурного
подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и
использование документов Архивного фонда Российской Федерации,
документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по
личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также
подготовку документов к передаче на постоянное хранение в
государственный (муниципальный) архив, источником комплектования
которого выступает организация.
4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации.
Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет
соответствия его Примерному положению с учетом состава документов,
находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования
федеральных государственных архивов, согласовывают положение об
архиве организации с федеральным государственным архивом;
организации, выступающие источниками комплектования государственных
архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с
уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом
субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае
наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации
утверждается руководителем организации.
5. Архив организации в своей деятельности руководствуется
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49,
ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31,
ст.4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48,
ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25,
ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми
актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере
архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных
органах, органах местного самоуправления и организациях<1>,
локальными нормативными актами государственного органа.
_____________
<1> Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном
агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от
22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26,
ст. 4034).

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков
хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся
в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному
составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения<2> (при их наличии);
г) фонд пользования (архива)<3> (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные
документы Архива организации.
_____________
<2> Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения". - М.:Стандартинформ, 2014
<3> Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения". - М.:Стандартинформ, 2014

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых
предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами,
образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве
организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в
Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного
фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный
(муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и
оформлением дел в структурных подразделениях организации и
своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,
образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с
утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в
Архиве организации.
8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив
учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве
организации документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в соответствии с порядком
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации<4>.
_____________
<4> Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном
агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от
22.06.2016 № 293 "Вопросы Федерального архивного агентства"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26,
ст. 4034).

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на
хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления
деятельности организации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии
организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше
10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а
также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не
подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых
повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального
государственного архива или уполномоченного органа исполнительной
власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела
(далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или
государственного архива субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими
полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или
государственного архива субъекта Российской Федерации
(муниципального архива), в случае наделения его соответствующими
полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых
повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел
постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков
хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о
выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих
хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых
повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК
или государственным архивом субъекта Российской Федерации
(муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими
полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской
Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный)
архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в
Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав
Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов,
не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности
документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников
организации о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения
архивных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в
читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии
документов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует
его использование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к
документам Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по
вопросам архивного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении
номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в
подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

9. Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по
совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации
сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации
по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о
необходимости передачи документов в Архив организации в
соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной
экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве,
ЭПК архивного учреждения.

_____________