О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ОРГАНИЗАЦИИ ОТБОРА И
ПЕРЕДАЧИ В ГОСАРХИВЫ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Письмо Росархива России от 16.08.95 N 9/827-П
Государственная архивная служба России в 1994 г. провела анализ организации, отбора и передачи в государственные архивы научно-технической документации, образующейся в деятельности научно-исследовательских, проектно-конструкторских, других ор- ганизаций и входящей в состав Архивного фонда Российской Феде- рации.
В этой области выявлены серьезные недостатки, которые не только препятствуют эффективному использованию документов, но и могут нанести невосполнимый ущерб научно-техническому и культурному потенциалу страны.
По состоянию на 01.01.95 г. в 3433 научно-исследова- тельских, проектно-конструкторских и других организациях, яв- ляющихся источниками комплектования государственных архивов, сконцентрировано более 135,4 млн. единиц хранения за период с 1918 г. по настоящее время включительно.
Однако, половина организаций государственного сектора экономики фактически прекратила работу по отбору и передаче научно-технической документации в государственные архивы, осо- бенно организации, относящиеся к федеральной собственности.
Плохо выполняется работа по обработке и описанию науч- но-технической документации. Фактически не упорядочена и не обработана научно-техническая документация в отраслях транспорта и связи, лесной и деревообрабатывающей промышлен- ности, на предприятиях военно-промышленного комплекса. Слабо ведется эта работа в отраслях машиностроения и металлообработ- ки (из 8,6 млн. ед. хр. описано 15,2 тыс. или 0,1%); хими- ческой и нефтехимической промышленности (из 3,1 млн. ед. хр. описано 69,5 тыс. единиц или 2,2%).
Аналогичная ситуация с упорядочением научно-технической документации и в субъектах Российской Федерации. Например, в Республике Башкортостан из 1,2 млн. ед. хр. упорядочено только 8,7 тыс. или 0,7%. В Нижегородской области 0,07%; в Тамбовской 0,08%; в Ульяновской области 0,008%.
От общего объема научно-технической документации, храня- щейся в организациях, в настоящее время упорядочено и подлежит передаче на государственное хранение только 324,1 тыс. единиц хранения или 0,2%.
Однако, даже эти незначительные объемы упорядоченных до- кументов организации и учреждения отказываются передавать в государственные архивы. Например, не передают документы в спе- циализированный Российский научно-технический центр косми- ческой документации (РНИЦКД); Ракетно-космическая корпорация им.С.П.Королева "Энергия", "КБ общего машиностроения"; в Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) и его филиал; "Гипронефть", "ССКТБ", "МСКБ автоматических линий и автоматических станков", "ВНИПэлектроуголь" и многие другие.
Такое же положение наблюдается в регионах Российской Фе- дерации. Отказываются передавать научно-техническую документа- цию в Санкт-Петербурге; "УГИОП", "ГОСНИОРХ", в Волгоградской области институты "Волгоградгражданпроект", "ГПКИ АСУ"; в Ярославской "НИИТТ", "Ярославльагропромпроект"; в Кировской - НПО "Луч", "Волговятгипромаз", в Курской - "Курскгражданпро- ект", в Брянской - "Брянский институт транспортного машиност- роения", "Брянский технологический институт" и т.д.
В результате, за последние три года имеет место резкое снижение приема научно-технической документации на госу- дарственное хранение. В ведомствах скопилось уже 14,0 млн. единиц хранения сверх установленного Положением об Архивном фонде Российской Федерации срока подлежащих экспертизе и пере- даче в государственные архивы. Наибольшие их объемы сосредото- чены в таких укрупненных отраслях экономики как химия и нефте- химия - 1,2 млн. ед. хр.; машиностроение и металлообработка - 1,1 млн. ед. хр.; топливная промышленность - 215,7 тыс. ед. хр.; в отраслевых системах Роскоммаша - 367,7 тыс. ед. хр.; Роскомметаллургии - 360,6 тыс. ед. хр.; Роскомнефтепрома - 273,9 тыс. ед. хр., Минтолэнерго - 198,9 тыс. ед. хр., Госко- моборонпрома - 89,8 тыс. ед. хр.
В субъектах Федерации наибольшие объемы научно-техни- ческой документации, хранящейся сверх срока в архивах органи- заций, имеют: Свердловская - 18,2 тыс. ед. хр., Кировская 12,1 тыс. ед. хр., Воронежская - 10,8 тыс. ед. хр. и другие области.
Концентрация значительных объемов научно-технической до- кументации на уровне ее ведомственного хранения сопровождается такими негативными факторами, как сокращение штатной числен- ности архивных работников в службах научно-технической доку- ментации; возложение выполнения архивных функций на лиц, не имеющих соответствующей профессиональной подготовки; передача части архивных помещений коммерческим структурам и рассредото- чением архивных документов по структурным и иным подразделени- ям; урезанием архивных помещений.
Так, за период с 1991 по 1994 г. количество штатной численности архивных работников по Российской Федерации сокра- тилось на 20%. В частности, в институте "Оргэнергострой", вместо 3 штатных сотрудников остался 1; в институте ВНИИАМ вместо 4 штатных сотрудников также остался 1 сотрудник; в институте Гипросвязь вместо 5 штатных сотрудников - осталось 3. За этот же период на 8% сократились помещения для хранения научно-технической документации в организациях и учреждениях. Переданы помещения под аренду коммерческим структурам в "НИИ кожевно-обувной промышленности", "ВНИИ атомного машинострое- ния", "ГИПРОцветметобработке", "ПКТИ мебели", "Гипрокино", "МОКБ металлургических станков", "ВНИИпромсырье".
Особенно тревожная ситуация с документами сложилась в ак- ционированных, приватизированных организациях, изменивших фор- му собственности. При ликвидации организаций и создании на их базе акционерных обществ и других организаций с негосу- дарственной формой собственности, часто, не проводится инвен- таризация научно-технической документации. В состав комиссий по передаче имущества и средств не включаются представители государственной архивной службы. Не предусмотрен порядок изве- щения архивных органов о предстоящей приватизации организа- ций-источников комплектования государственных архивов, об их ликвидации или банкротстве. Приватизированные и акционирован- ные организации рассматривают научно-техническую документацию как свою собственность и отказываются передавать ее в госу- дарственные архивы, несмотря на то, что эти документы созданы еще государственными организациями, и, следовательно, за счет бюджетного финансирования. Между тем, отказ передавать доку- менты противоречит Положению об Архивном фонде Российской Фе- дерации, в котором установлено, что документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат прива- тизации (пункт 1.1).
Несвоевременная передача научно-технической документации на хранение в государственные архивы приводит к ее утрате в ведомствах. За последние годы утрачены в отраслях следующие объемы научно-технической документации постоянного срока хра- нения от принятых: в машиностроении и металлообработке - 4722 ед. хр.; в химии и нефтехимии - 1040 ед. хр.; топливной энер- гетике - 804 ед. хр. Зафиксировано уничтожение научно-техни- ческой документации, отнесенной к составу Архивного фонда Российской Федерации во многих организациях. Например, в Моск- ве уничтожены документы в организациях: ВНИИКАнефтегаз (2016 ед. хр. за 1961-1980 гг.), в филиале института НИКТИД (2000 ед. хр. за 1967-1982 гг.), НИИуглемаш (500 ед. хр. за 1970-1982 гг.), Резинопроект (311 ед. хр. за 1962-1970 гг.).
Много случаев уничтожения научно-технической документации и в регионах Российской Федерации. Например, в государственном проектном институте "Мурманскгражданпроект" по указанию за- местителя директора по хозяйственной части была уничтожена без извещения государственного архива вся проектная документация, разработанная до 1960 г.
Государственная архивная служба России, федеральные и местные государственные архивы принимают меры для улучшения существующего положения, однако, они не приносят серьезных по- зитивных изменений в вопросах отбора и передачи научно-техни- ческой документации на государственное хранение.
В связи с изложенным полагаем, что защита государственных интересов требует принятия безотлагательных мер по обеспечению своевременного отбора и передачи научно-технической документа- ции в государственные архивы.
Конкретные предложения изложены в прилагаемом проекте Распоряжения Правительства Российской Федерации.
Руководитель службы -
Главный государственный
архивист России Р.Г.Пихоя
Заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации
Ю.Ф.Ярову Уважаемый Юрий Федорович!
В Правительство Российской Федерации обратился Росархив (Р.Г.Пихоя) с предложением о принятии срочных мер по организа- ции отбора и передачи научно-технической документации, входя- щей в состав Архивного фонда Российской Федерации и образую- щейся в процессе деятельности научно-исследовательских, проек- тно-конструкторских и других организаций, на государственное хранение.
Справочно: анализ, проведенный Росархивом в 1994 г., по- казал, что в этой сфере имеются серьезные нарушения, которые не только препятствуют эффективному использованию научно-тех- нической документации, но и могут нанести невосполнимый ущерб научно-техническому и культурному потенциалу страны.
Имеются факты того, что несвоевременная передача науч- но-технической документации на постоянное хранение в госу- дарственные архивы привела к ее утрате.
Особенно сложная ситуация с документами складывается при изменении учреждениями, организациями и предприятиями формы собственности. Приватизированные и акционированные организации рассматривают научно-техническую документацию как свою собственность и отказываются передавать ее в государственные архивы.
Росархивом предлагается в этой связи принять специальное решение Правительства Российской Федерации (проект распоряже- ния прилагается), которым возложить на федеральные органы исполнительной власти организацию упорядочения, отбора и пере- дачи на постоянное хранение в государственные архивы науч- но-технической документации, сроки хранения которой в ве- домствах истекли.
Федеральным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации рекомендуется осуществлять государствен- ную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них обязательств, касающихся обеспечения сохранности научно-технической документации.
Одновременно предлагается приватизированным и акциониро- ванным организациям, учреждениям и предприятиям организовать передачу в государственные архивы научно-технической докумен- тации, созданной за счет бюджетного финансирования.
Проработка Департаментом культуры совместно с Юридическим управлением указанного проекта показала, что вопросы госу- дарственной регистрации учредительных документов на приобре- тение права юридического лица не относятся к компетенции орга- нов исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Пра- вительство Российской Федерации не уполномочено давать поруче- ния негосударственным организациям, учреждениям и предприятиям.
Учитывая изложенное, Департамент культуры полагает це- лесообразным поручить федеральным органам исполнительной власти и рекомендовать органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации рассмотреть вопросы обеспечения временно- го хранения, организации отбора и передачи на постоянное хра- нение в государственные архивы научно-технической документации в учреждениях, организациях и предприятиях, в порядке, уста- новленном Росархивом.
Одновременно считаем необходимым поручить Госкомимуществу России совместно с Росархивом разработать меры, исключающие нарушение законодательства в области архивного дела в отноше- нии научно-технической документации при проведении акциониро- вания и приватизации государственных и муниципальных предприя- тий, и при необходимости внести предложения.
С Росархивом (В.А.Еремченко) согласовано.
Зам.начальника
Департамента культуры С.Ю.Лимонов